Kỳ tích 7 phút được tạo ra như thế nào?

Công ty tạo ra điều kỳ diệu kéo dài bảy phút là Tessei, được thành lập vào năm 1952 với tư cách là công ty con đảm nhận công việc vệ sinh, dọn dẹp cho JR, được bàn giao cho JR East khi JR tan rã vào năm 1987.

Trở lại năm 2005, việc dọn dẹp vẫn diễn ra trên mỗi chuyến tàu nhưng ban quản lý của Tessei gặp khó khăn khi điều hành đội ngũ nhân viên vệ sinh: việc tuyển dụng cũng như hiệu quả công việc kém, sự chậm trễ xảy ra thường xuyên khiến số lượng phàn nàn, khiếu nại từ khách hàng tăng cao.

Vì vậy đã có một cuộc cải cách, đổi mới lại phương thức làm việc. JR East đã cử Teruo Yabe đến đảm nhận việc lập kế hoạch kinh doanh tại Tessei và ông đã bắt đầu thay đổi mọi thứ.

Teruo đã triển khai nhiều phương pháp sáng tạo để nâng cao hiệu quả công việc. Ông bắt đầu một chương trình gọi là “Nhà hát Shinkansen”. Ông đã cho thay đổi đồng phục từ tông màu pastel sang màu đỏ tươi để đảm bảo rằng các nhân viên dọn dẹp trông nổi bật hơn, như vậy hành khách có thể thấy rõ những người dọn dẹp có mặt ở đó và biết họ đang làm gì.

Teruo cũng cho phép nhân viên dọn vệ sinh giao tiếp với hành khách để làm tăng sự hiểu biết và đánh giá cao của hành khách đối với công việc này.

Nhân viên được hướng dẫn thể hiện “Omotenashi” (lòng hiếu khách – sự tiếp đón khách hàng bằng cả tấm lòng). Họ phải cúi đầu, tươi cười với khách hàng, và sau khi hoàn thành công việc dọn dẹp, họ sẽ xếp hàng ngay ngắn trước tàu để cúi chào hành khách trước khi tiến về phía ga để chuẩn bị cho chuyến tàu tiếp theo.

Những thay đổi này khiến hành khách có cái nhìn thiện cảm về công việc của những nhân viên Tessei và bắt đầu tự ý thức thu dọn rác cá nhân để giảm tải công việc cho người dọn dẹp. Cũng vì vậy mà việc dọn vệ sinh trên mỗi chuyến tàu Shinkansen phần nào trở nên nhanh chóng hơn.

Yabe cũng thực hiện những thay đổi quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Ông khuyến khích nhân viên báo cáo những điều tốt đẹp nhất về đồng nghiệp của họ với người quản lý, đề xuất để những nhân viên làm việc bán thời gian có hiệu quả công việc tốt được nâng lên thành nhân viên chính thức, hay từ nhân viên chính thức có thể phát triển lên cấp quản lý.

Điều này đã giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên và khiến họ muốn gắn bó lâu dài với Tessei. Cũng nhờ đó mà hiệu quả công việc được cải thiện, chi phí đào tạo cũng được giảm thiểu. Tessei và đội vệ sinh đã có được sự công nhận xứng đáng đến từ người dân và chỉ trong vài năm, “phép màu 7 phút” đã phổ biến không chỉ ở Nhật mà còn lan tỏa ra khắp toàn cầu.

Phép màu khiến thế giới ngưỡng mộ

CNN từng đưa tin về công việc dọn vệ sinh thần tốc trên các chuyến tàu Shinkansen của đội ngũ nhân viên Tessei và gọi khoảng thời gian làm việc đó là “phép màu 7 phút – Seven-minute miracle”. Cũng từ đây, truyền thông khắp thế giới bắt đầu ca ngợi về sự chăm chỉ, ý thức, tinh thần làm việc của người Nhật. Các nhà khai thác đường sắt, nhiều chuyên gia về vệ sinh từ các nước châu Âu và Mỹ đã đến quan sát, học hỏi quy trình làm việc ấn tượng này của Tessei.

Trong thời gian còn hoạt động chính trị,  Arnold Schwarzenegger – nam diễn viên nổi tiếng với loạt phim Kẻ hủy diệt, cũng là cựu Thống đốc bang California (đương nhiệm từ 2003 – 2011) đã đến Nhật với Bộ trưởng Giao thông Hoa Kỳ để tìm hiểu quá trình thực hiện “phép màu 7 phút” của Tessei.

Năm 2014, khi đến Nhật, Chủ tịch Đường sắt quốc gia Pháp nhận xét rằng ông muốn áp dụng ý tưởng này ở Pháp. Trường Kinh doanh Harvard của Mỹ thì đưa “phép màu 7 phút” này vào giảng dạy như một case study về việc quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp.

Không chỉ đem lại “phép màu” cho quá trình vận hành của hệ thống Shinkansen và tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng cho các nhân viên vệ sinh, 7 phút kỳ diệu còn mang đến những cái nhìn đầy thán phục của bạn bè quốc tế dành cho đất nước Nhật Bản.